1. ERP là gì?

Ý nghĩa của 3 từ ERP:

R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên. Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên. Cụ thể là:

– Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho doanh nghiệp.

– Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.

– Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.

– Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời.

Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua một thời kỳ ‘lột xác’, thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài doanh nghiệp. Đây là giai đoạn ‘chuẩn hóa dữ liệu’. Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.

P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch ra sao?

Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách này cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

E: Enterprise (Doanh nghiệp). Đây chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.

Quả thật hết sức khó khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính kế toán cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho… Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Việc tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách đúng đắn.

Chẳng hạn, khi một khách hàng nào đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ. Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó tốn nhiều thời gian, chi phí và thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách, thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Theo cách này, bộ phận Bán hàng không thể kiểm tra tức thời lượng hàng tồn trong Kho, bộ phận Tài chính không xem được tình trạng giao hàng….

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở từng bộ phận / phòng ban và thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Từng bộ phận / phòng ban vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở các bộ phận có thể nhìn vào phần mềm theo phân quyền của mình để lấy các thông tin cần thiết..

ERP – Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể

Tóm lại, ta có thể hình dung ERP là một hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp tự kiểm soát được trạng thái nguồn lực của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Ngoài ra ERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. Hệ thống ERP-eBOSS là một trong những hệ thống ERP được xây dựng để hoạch định tài nguyên doanh nghiệp phù hợp nhất với các doanh nghiệp Việt Nam.

2. Khác biệt cơ bản của ERP – eBOSS so với việc duy trì nhiều phần mềm quản lý rời rạc

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP – eBOSS so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng…) là tính tích hợp. eBOSS là một hệ thống phần mềm duy nhất với các phân hệ thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các phân hệ này còn làm được nhiều hơn thế do có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. eBOSS là hệ thống phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.

Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là phù hợp nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình. Cách tổ chức theo phòng, ban này cũng rất khác nhau tùy từng doanh nghiệp, kể cả với các doanh nghiệp hoạt động trong cùng ngành nghề. Khái niệm “quy trình” trong hoạt động của doanh nghiệp được hiểu như sau: nếu cơ cấu tổ chức theo phòng ban của doanh nghiệp được thể hiện theo chiều dọc thì các bước của quy trình lại được tổ chức theo chiều ngang. Một quy trình hoạt động của doanh nghiệp bao gồm nhiều bước, mỗi bước thực hiện một chức năng nào đó, mỗi bước có hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu vào và có kết quả là hệ thống thông tin hoặc dữ liệu đầu ra. Thông tin đầu vào của bước này là thông tin đầu ra của bước trước; thông tin đầu ra của bước này cũng là thông tin đầu vào của bước kế tiếp… Một điều dễ nhận ra là một quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các quy trình chính có thể liên quan đến nhiều phòng, ban của doanh nghiệp, tức là để cho quy trình hoạt động đến các bước sau cùng thì cần có sự tham gia về nhân sự từ nhiều phòng, ban. Các phần mềm quản lý rời rạc thường phục vụ cho hoạt động của một phòng, ban cụ thể (như phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng nhân sự…) và như một “ốc đảo” đối với các phần mềm của phòng ban khác. Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file…) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát. Các phân hệ của eBOSS cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo trên hệ thống eBOSS có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp.

Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi doanh nghiệp, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống eBOSS. Một điều cần nói là rất nhiều doanh nghiệp, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.

3. eBOSS một hệ thống ERP đạt chuẩn:

– Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một phân hệ phần mềm tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v… Mỗi phân hệ chỉ đảm trách một nghiệp vụ, thiết kế phân hệ, doanh nghiệp có thể mua eBOSS theo từng giai đoạn tùy khả năng.

– Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các phân hệ cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

– Có khả năng phân tích quản trịHệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ nguyên vật liệu, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm… Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng… Đây là điều các doanh nghiệp rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.

– Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong doanh nghiệp. Với cách này doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều dữ liệu khác nhau trong hệ thống.

Hệ thống eBOSS còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, eBOSS có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép doanh nghiệp học tập các quy trình quản lý trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.

Nếu có nhu cầu tìm hiểu rõ hơn về giải pháp quản lý tổng thễ doanh nghiệp ERP – eBOSS vui lòng liên hệ FISOFT theo thông tin sau:

Nguyễn Văn Thái Nguyên

Điện thoại | Zalo: 0903 002 710

Email: nguyennv@fisoft.com.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *